Nafta zdražila o pět korun za týden. Co to znamená pro OSVČ a firmy

Konec cenové regulace pohonných hmot se projevil okamžitě: nafta během jediného týdne zdražila téměř o pět korun, uvádí E15. Pro řadu OSVČ a malých firem, které jsou závislé na dopravě, jde o přímý zásah do peněženky. A zároveň o připomínku, proč je přesná evidence nákladů na pohonné hmoty tak důležitá.

Tento článek se nezabývá politikou regulace cen paliv. Zabývá se tím, co jako podnikatel dělat, když vaše provozní náklady najednou vyskočí.

Jak pohonné hmoty vstupují do daňového základu

Základní pravidlo je jednoduché: výdaje na pohonné hmoty jsou daňově uznatelnými náklady, pokud slouží k dosažení, zajištění nebo udržení zdanitelných příjmů. To platí pro OSVČ vedoucí daňovou evidenci i pro právnické osoby.

Způsob uplatnění těchto nákladů závisí na tom, jaké vozidlo používáte a jak.

Firemní vozidlo zahrnuté v obchodním majetku. Pohonné hmoty se uplatňují ve skutečné výši na základě dokladů, typicky pokladních bloků nebo faktur za tankovací karty. Vozidlo musí být zapsáno v obchodním majetku a evidováno v knize jízd. Bez knihy jízd finanční úřad výdaje neuzná.

Soukromé vozidlo používané pro podnikání. Máte dvě možnosti: paušální náhrada za použití soukromého vozidla, nebo skutečné náklady v poměrné výši. Paušální sazba pro rok 2026 je 5,60 Kč za ujetý kilometr pro osobní automobily. K tomu se přičítají skutečně zaplacené pohonné hmoty.

Smíšené využití vozidla. Pokud vozidlo slouží jak pro podnikání, tak pro soukromé účely, musíte uplatňovat pouze poměrnou část nákladů odpovídající podnikatelskému využití. Finanční úřady tuto oblast prověřují, a to zejména u vozidel zahrnutých v majetku, kde si podnikatel uplatňuje odpisy.

Kniha jízd jako základ evidence

Kniha jízd není formalita. Je to klíčový doklad, který opravňuje k uplatnění výdajů za pohonné hmoty. Musí obsahovat:

• datum jízdy
• cíl jízdy
• účel jízdy (jaká obchodní záležitost)
• stav tachometru na začátku a na konci jízdy
• ujeté kilometry

Dnes existuje řada mobilních aplikací, které knihu jízd vedou automaticky na základě GPS dat. To je spolehlivější než ruční záznamy, které se snadno ztrácejí nebo jsou zpětně doplňovány, což finanční úřad rozezná.

Zdražení pohonných hmot a cenová kalkulace služeb

Pokud poskytujete služby zahrnující dopravu nebo pokud jsou vaše náklady na dopravu součástí ceny pro klienty, zdražení paliv je důvod k revizi ceníku.

Řada podnikatelů má ceny zakotvené ve smlouvách nebo ceníkových listech, které neaktualizovala léta. Zdražení o pět korun za litr nafty vypadá relativně malé, ale při sto litrech měsíčně to je 500 Kč navíc, což za rok dělá 6 000 Kč. Pro menší OSVČ je to nezanedbatelná částka.

Je to správný moment k tomu, aby přehodnotili, zda jejich ceny stále pokrývají skutečné náklady. Kalkulace ceny služby by měla zahrnovat:

• přímé materiálové náklady
• mzdové nebo časové náklady
• podíl fixních provozních nákladů (nájem, pojištění, administrativa)
• podíl variabilních nákladů, včetně pohonných hmot
• marži

Pokud pohonné hmoty tvoří v kalkulaci větší podíl, stojí za to explicitně promítnout jejich pohyb do ceny.

Tankovací karty a hromadná fakturace

Pro firmy s flotilou vozidel nebo pro OSVČ s vyšší spotřebou paliva jsou tankovací karty efektivnějším nástrojem než hotovostní platby. Výhody jsou dvě:

Za prvé, DPH. Při platbě kartou od renomovaného provozovatele (Shell, OMV, EuroOil a další) obdržíte souhrnnou fakturu, z níž si plátci DPH mohou odpočíst daň z přidané hodnoty. Na základě pokladního bloku z čerpací stanice DPH odpočíst nemůžete, pokud faktura není vystavena na vaši firmu.

Za druhé, přehled. Tankovací karty generují podrobné reporty o čerpáních, které výrazně usnadňují vedení evidence a kontrolu oprávněnosti výdajů.

Alternativní paušál na dopravu

Pokud nechcete vést knihu jízd a podrobnou evidenci, máte jako OSVČ možnost uplatnit paušální výdaj na dopravu. Ten činí 5 000 Kč měsíčně na jedno vozidlo, maximálně na tři vozidla. Podmínkou je, že vozidlo v daném kalendářním měsíci používáte výhradně nebo převážně pro podnikání.

Výhodou je administrativní jednoduchost. Nevýhodou je, že paušál je pevný a nereaguje na skutečné náklady. Pokud máte vyšší spotřebu nebo jezdíte více, skutečné výdaje mohou být výhodněji uplatnitelné.

Paušál na dopravu nelze kombinovat se skutečnými výdaji na pohonné hmoty u stejného vozidla ve stejném měsíci.

Co dělat hned

Zdražení pohonných hmot je dobrý impulz ke třem konkrétním krokům:

Zkontrolujte, zda řádně vedete knihu jízd. Pokud ne, začněte dnes. Retrospektivní doplňování je rizikem při případné kontrole.

Spočítejte si, kolik vás pohonné hmoty stojí měsíčně. Pokud tento číslo neznáte nazpaměť, je to signál, že vaše evidence nákladů potřebuje pozornost.

Promítněte zdražení do cenové kalkulace. Pokud dopravní náklady tvoří část vaší ceny pro zákazníky, ověřte, zda vám stávající ceny stále dávají ekonomický smysl.

Pokud si nejste jistí, jak správně evidovat výdaje na pohonné hmoty nebo jak je uplatňovat v daňovém přiznání, je to přesně ten typ otázky, se kterou vám pomůže kvalifikovaný účetní.

Časté otázky

Mohu si odečíst pohonné hmoty, i když nemám fakturu, ale jen pokladní blok?

Pokladní blok je dostatečný doklad pro účely daně z příjmů, pokud je čitelný a máte k němu příslušný záznam v knize jízd. Pro odpočet DPH ale potřebujete daňový doklad vystavený na vaši firmu.

Jaký je rozdíl mezi paušálem na dopravu a paušálními výdaji?

Paušál na dopravu (5 000 Kč/měsíc/vozidlo) je speciální odpočet vztahující se výhradně na výdaje na pohonné hmoty. Paušální výdaje (60 % nebo 80 % z příjmů) jsou alternativou k vedení celé daňové evidence a zahrnují všechny výdaje. Nelze kombinovat obojí.

Pokud jsem plátce DPH, mohu odpočítat DPH z pohonných hmot?

Ano, pokud máte daňový doklad (fakturu nebo doklad z tankovací karty) vystavený na vaši firmu a vozidlo používáte pro podnikatelské účely. U smíšeného využití vozidla odpočítáváte DPH v poměrné výši odpovídající podnikatelskému použití.

Jak moc zdražení nafty ovlivní moje náklady?

Záleží na spotřebě. Vozidlo se spotřebou 7 litrů na 100 km ujedoucí 2 000 km měsíčně spotřebuje 140 litrů. Při zdražení o 5 Kč/litr jsou to náklady navíc 700 Kč měsíčně, tedy 8 400 Kč ročně. Pro flotilu deseti vozidel jde o 84 000 Kč ročně.