Konec regulace cen paliv: co to znamená pro náklady firem a OSVČ

Ministryně financí oznámila, že regulace cen benzínu a nafty v neděli skončí, protože mimořádná situace pominula. Pro řidiče to znamená návrat k běžnému tržnímu vývoji cen. Pro podnikatele a firmy je to ale hlavně připomínka, že náklady na palivo patří k položkám, u kterých se nejčastěji chybuje v účetnictví a v daňové evidenci. Když ceny kolísají, roste i riziko, že si špatně spočítáte, co všechno si můžete uplatnit. Pojďme si projít, jak s náklady na pohonné hmoty správně zacházet, ať už jste OSVČ, nebo vedete firmu.

Palivo jako daňový náklad: dva základní přístupy

Náklady na pohonné hmoty u vozidla používaného k podnikání můžete uplatnit dvěma způsoby a je dobré vědět, který se vám vyplatí. Prvním je uplatnění skutečných výdajů. To znamená, že si schováváte účtenky za natankované palivo a vedete evidenci jízd, tedy knihu jízd. Uplatníte pak poměrnou část podle toho, jak moc vozidlo používáte k podnikání a jak moc soukromě.

Druhou možností je paušální výdaj na dopravu. Ten činí pevnou částku měsíčně na jedno vozidlo, pokud ho nepoužíváte k soukromým jízdám, případně krácenou částku, pokud ho využíváte i soukromě. Výhoda paušálu je v jednoduchosti, nemusíte schovávat účtenky ani vést detailní knihu jízd. Nevýhodou je, že u vozidla s vysokým nájezdem se skutečné výdaje vyplatí víc. Rozhodnutí, co je pro vás výhodnější, se dělá za celé zdaňovací období a vyplatí se ho propočítat dopředu.

Kniha jízd: nudná, ale zásadní

Pokud jdete cestou skutečných výdajů, kniha jízd je základ. Finanční úřad ji při kontrole běžně vyžaduje a bez ní těžko obhájíte, jaká část paliva připadá na podnikání. Kniha jízd by měla obsahovat datum jízdy, cíl, účel cesty, počet ujetých kilometrů a stav tachometru. Vést ji lze v papírové podobě i elektronicky, dnes existuje řada aplikací, které záznam usnadňují a hlídají návaznost stavů tachometru.

Nejčastější chyba je, že se kniha jízd dopisuje zpětně a nesedí na spotřebu ani na natankované litry. Kontrola si těchto nesrovnalostí všímá jako první. Pokud vozidlo používáte i soukromě, buďte poctiví v poměru, nadhodnocené firemní kilometry jsou přesně to, co při kontrole vyplave na povrch.

Cestovní náhrady u zaměstnanců a jednatelů

Jiná situace nastává u zaměstnanců a jednatelů, kteří na pracovní cestě používají soukromé vozidlo. Tady se neuplatňují účtenky za palivo, ale zákonné cestovní náhrady. Ty se skládají ze základní náhrady za kilometr a z náhrady za spotřebované pohonné hmoty, která se počítá z ceny paliva a z průměrné spotřeby uvedené v technickém průkazu. Sazby náhrad i průměrné ceny paliv stanovuje každoročně vyhláška ministerstva práce a sociálních věcí, případně se v průběhu roku upravuje mimořádně, pokud ceny výrazně vyskočí.

A právě tady je návaznost na konec regulace cen paliv důležitá. Když ceny paliva rostou nebo klesají, cena, kterou použijete pro výpočet náhrad, musí odpovídat platné vyhlášce, nebo doložené skutečné ceně z účtenky. Nepoužívejte staré sazby z minulého roku, kontrola náhrad je oblíbený terč a chybně vyplacené cestovní náhrady mají daňové dopady jak u zaměstnance, tak u zaměstnavatele. Aktuální sazby si vždy ověřte na webu Ministerstva práce a sociálních věcí.

DPH u pohonných hmot

Pokud jste plátce DPH, palivo je další oblast, kde se dá získat i ztratit. U vozidla používaného výhradně k ekonomické činnosti si můžete nárokovat odpočet DPH z nakoupeného paliva v plné výši. U vozidla, které používáte i soukromě, musíte odpočet krátit v poměru firemního a soukromého využití. Podkladem je opět kniha jízd a řádný daňový doklad, tedy účtenka s uvedeným DIČ, pokud přesáhne zákonný limit pro zjednodušený doklad.

Pozor na to, že samotná účtenka z automatu nemusí být plnohodnotný daňový doklad. U vyšších částek si vyžádejte doklad s vašimi identifikačními údaji. Pravidla pro uplatnění odpočtu a náležitosti dokladů shrnuje Finanční správa na svých stránkách a v pokynech k DPH.

Proč se vyplatí probrat to s účetní

Volba mezi paušálem a skutečnými výdaji, správné vedení knihy jízd i výpočet cestovních náhrad nejsou samozřejmost a chyby v nich bývají drahé. Dobrá účetní vám nejen ohlídá aktuální sazby a limity, ale spočítá i to, která varianta je pro vaše konkrétní vozidlo a nájezd výhodnější. Pokud řešíte, jak si palivo uplatnit správně a bez rizika, najděte si přes náš portál účetního nebo daňového poradce ve svém okolí a projděte si nastavení dřív, než uděláte chybu, kterou pak budete draze napravovat.

Časté otázky

Vyplatí se mi spíš paušál na dopravu, nebo skutečné výdaje?

Záleží na nájezdu. U vozidla s vysokým počtem firemních kilometrů se obvykle vyplatí skutečné výdaje, u málo používaného vozu bývá jednodušší a někdy i výhodnější paušál. Propočet se dělá za celé zdaňovací období, proto se vyplatí ho udělat dopředu.

Musím vést knihu jízd, i když uplatňuji paušál na dopravu?

U paušálu nemusíte dokládat spotřebu účtenkami ani vést detailní knihu jízd pro účely uplatnění paliva. Přesto se doporučuje mít alespoň základní přehled o jízdách, zejména kvůli poměru firemního a soukromého využití u DPH.

Jak poznám aktuální sazbu cestovních náhrad?

Sazby stanovuje vyhláška ministerstva práce a sociálních věcí, která se vydává na začátku roku a při výrazných cenových výkyvech se může upravit i v průběhu roku. Vždy použijte platnou sazbu, nikoli loňskou.

Můžu si u soukromě používaného auta nárokovat plný odpočet DPH z paliva?

Ne. U vozidla používaného i k soukromým účelům se odpočet DPH krátí v poměru firemního a soukromého využití. Podkladem je kniha jízd a řádný daňový doklad.