Nové hlášení o zaměstnancích, co jednotné měsíční hlášení znamená pro účetní a mzdy

Firmy i účetní ostře kritizují nové státní hlášení o zaměstnancích. Podle reportáže deníku e15 si podniky stěžují, že jim systém přidává hodiny práce navíc, funguje nespolehlivě a slouží prý jako testovací pole na živých datech. Účetní, personalisté i vývojáři podle nich nechápou, proč museli nasadit řešení, které ještě není doladěné. Pro každou účetní kancelář i mzdovou účtárnu je to signál, že se způsob výkaznictví vůči státu mění, a je dobré vědět, co to znamená v praxi.

Cílem státu je dlouhodobě sjednotit roztříštěné výkazy, které dnes zaměstnavatel podává zvlášť na správu sociálního zabezpečení, zvlášť zdravotním pojišťovnám a zvlášť finanční správě. Myšlenka jednoho měsíčního hlášení místo několika duplicitních formulářů dává smysl. Problém, na který firmy narážejí, není v záměru, ale v provedení a v načasování náběhu.

Co se vlastně mění

Doposud podával zaměstnavatel řadu samostatných hlášení. Přehled o výši pojistného na sociální zabezpečení, přihlášky a odhlášky zaměstnanců, přehledy pro jednotlivé zdravotní pojišťovny a vyúčtování daně z příjmů ze závislé činnosti. Každý úřad měl vlastní formulář, vlastní termín a vlastní datovou strukturu.

Nový model směřuje k tomu, aby zaměstnavatel odeslal jedno strukturované hlášení, ze kterého si potřebná data převezmou jednotlivé instituce. Pro účetní to v ideálním stavu znamená méně opisování stejných údajů do různých portálů. V přechodném období ovšem vzniká pravý opak, tedy nutnost udržovat starý i nový způsob a hlídat, že data v obou sedí.

Proč to účetní zatěžuje

Hlavní stížnost firem míří na to, že systém není odladěný a jeho chování se v čase mění. Když se datová věta nebo validační pravidla upravují za provozu, musí mzdový software reagovat aktualizacemi a účetní kontrolovat, zda hlášení vůbec prošlo. To přidává práci, kterou nelze naplánovat dopředu.

Druhým problémem je odpovědnost. I když chybu způsobí nedodělaný státní systém, formálně za správnost a včasnost hlášení odpovídá zaměstnavatel, respektive účetní, který za něj podává. Riziko sankcí za pozdní nebo chybné podání tak zůstává na straně firmy, nikoli na straně úřadu. Právě to firmy popuzuje nejvíc.

Jak se na to připravit v praxi

I když se detaily náběhu mohou ještě posouvat, několik kroků se vyplatí udělat bez ohledu na to, kdy přesně povinnost naplno dopadne.

Prvním je aktualizace mzdového softwaru. Ověřte u svého dodavatele, zda podporuje nový formát hlášení a jak často vydává aktualizace reagující na změny datové věty. Kancelář, která zpracovává mzdy pro více klientů v různých programech, by měla mít přehled o stavu každého z nich.

Druhým je kontrola kmenových dat zaměstnanců. Sjednocené hlášení bývá citlivější na neúplné nebo nekonzistentní údaje, například chybějící rodná čísla, špatně zadané zdravotní pojišťovny nebo neaktuální adresy. Data, která dřív prošla, mohou nově spadnout na validaci. Vyplatí se je pročistit dřív, než začnou hlášení odcházet ostře.

Třetím je nastavení kontrolního mezikroku. U prvních podání nespoléhejte na to, že vše proběhlo automaticky. Ověřujte potvrzení o přijetí hlášení a archivujte je. Pokud systém spadne nebo hlášení odmítne, budete potřebovat doklad o tom, kdy jste podání odeslali.

Komunikace s klientem se vyplatí

Pro externí účetní kancelář je důležité o změně včas informovat klienty. Podnikatel, který slyší jen to, že mu narostla faktura za zpracování mezd, bude nespokojený. Podnikatel, kterému vysvětlíte, že stát zavádí nové hlášení, že to dočasně přidává práci a proč je důležité mít pořádek v datech zaměstnanců, změnu pochopí.

Doporučujeme dát klientům krátké shrnutí písemně. Co se mění, od kdy, co od nich potřebujete za podklady a jaké riziko hrozí při chybějících datech. Ušetříte si tím opakované dotazy a případné spory o odpovědnost, pokud by hlášení kvůli neúplným podkladům neprošlo.

Kde hledat ověřené informace

Protože se pravidla mohou v přechodném období měnit, spoléhejte na primární zdroje, ne na dohady v diskusích. Podmínky pojistných hlášení a termíny zveřejňuje Česká správa sociálního zabezpečení, pravidla pro daň z příjmů ze závislé činnosti pak Finanční správa. Sledujte jejich metodické pokyny a datové rozhraní, protože právě podle nich se řídí i vývojáři mzdových programů.

Nové jednotné hlášení je krok, který má výkaznictví do budoucna zjednodušit. Přechodné období ale bude náročné a odnese ho hlavně účetní. Kdo si dopředu pročistí data, ohlídá aktualizace softwaru a nastaví kontrolu potvrzení, projde změnou s nejmenšími ztrátami.

Časté otázky

Kdo odpovídá za správnost nového hlášení?

Formálně zaměstnavatel, respektive účetní, který za něj podává. I když chybu způsobí nedoladěný státní systém, riziko sankce za pozdní nebo chybné podání nese firma. Proto je nutné archivovat potvrzení o přijetí.

Ušetří jednotné hlášení účetním práci?

V cílovém stavu ano, protože nahradí několik duplicitních formulářů jedním. V přechodném období je to ale naopak, protože se musí udržovat starý i nový režim a reagovat na změny za provozu.

Co mám udělat jako první?

Ověřte u dodavatele mzdového softwaru podporu nového formátu a pročistěte kmenová data zaměstnanců. Neúplné údaje, které dřív prošly, mohou nově spadnout na validaci.

Kde najdu závazné termíny a pravidla?

U primárních zdrojů, tedy na stránkách České správy sociálního zabezpečení a Finanční správy. Diskusní fóra ani zprostředkované výklady nejsou spolehlivým podkladem, protože se pravidla mohou měnit.