Podnikání ve dvou. Jaké smlouvy, daně a účetnictví si nastavit dřív, než přijde krize
Cukrářka Šárka Fabešová v rozhovoru pro e15 říká jednu nepříjemnou pravdu. Smlouvy se mají podepisovat v době, kdy si všichni rozumí, protože v krizi už férovost nikdo nevymůže. Platí to pro podnikání s partnerem, s kamarádem i s manželem. Ať se domlouváte na společné firmě nebo jen na spolupráci dvou živnostníků, papír a jasně nastavené finance vás ochrání víc než dobré úmysly. Podívejme se, co si nastavit hned na začátku.
Proč se dohoda vyplatí sepsat, dokud je klid
Když společné podnikání šlape, o penězích ani o rozdělení práce se nikdo moc nehádá. Problém přichází ve chvíli, kdy jeden z partnerů chce vystoupit, kdy se rozejde pár, který spolu podniká, nebo když firma přestane vydělávat. Bez písemné dohody se najednou řeší, kdo do byznysu vložil víc, komu patří zákazníci, kdo si bral kolik peněz a kdo zůstane s dluhy.
Ústní dohody se v takové situaci prakticky nedají prokázat. Proto je základ jednoduchý. Všechno podstatné dejte na papír v době, kdy spolu vycházíte. Nejde o nedůvěru, jde o to, aby obě strany věděly, na čem jsou, a aby existoval jasný postup, když se cesty rozejdou.
Vyberte správnou formu společného podnikání
Prvním rozhodnutím je, v jaké právní formě budete podnikat společně. Nejčastěji přicházejí v úvahu tři varianty a každá má jiné dopady na daně i na účetnictví.
První možností je, že každý zůstane samostatným živnostníkem a spolupracujete na základě smlouvy o spolupráci. Každý si vede vlastní evidenci, vystavuje vlastní faktury a daní svůj příjem sám. Je to nejjednodušší na rozjezd, ale je nutné jasně popsat, kdo co fakturuje a jak se dělí tržby a náklady.
Druhou možností je institut spolupracující osoby. Ten se hodí hlavně pro manžele nebo rodinné příslušníky. Podniká jeden z páru a na druhého převádí část příjmů a výdajů, což může snížit celkovou daň. Podmínky spolupracující osoby a limity pro převod příjmů popisuje Finanční správa.
Třetí a nejpevnější variantou je společná společnost s ručením omezeným. Každý drží podíl, firma má vlastní účetnictví a majetek je oddělený od soukromého. Tato forma dává největší ochranu, ale znamená více administrativy a povinné podvojné účetnictví.
Co má obsahovat dohoda o rozdělení
Ať zvolíte kteroukoli formu, dohoda by měla jasně odpovídat na několik otázek. Kdo do podnikání vkládá peníze, práci nebo majetek a v jakém poměru. Jak se dělí zisk a jak se dělí ztráta. Kdo za co odpovídá a kdo má právo rozhodovat o velkých výdajích. A hlavně, co se stane, když jeden z partnerů bude chtít odejít.
U společné firmy patří tyto věci do společenské smlouvy. U spolupracujících živnostníků stačí písemná smlouva o spolupráci. Důležité je, aby dokument řešil i nepříjemné scénáře, tedy odchod, úmrtí, rozvod nebo neshodu. Právě na tyto situace se v době nadšení nejčastěji zapomíná a právě ony pak firmu rozbíjejí.
Oddělte firemní a osobní peníze od prvního dne
Nejčastější účetní chyba společného podnikání je míchání firemních a soukromých peněz. Jakmile jednou splynou, těžko se zpětně dohledá, kdo si kolik vybral a co bylo skutečně firemní výdaj. Řešení je banální, ale zásadní. Zřiďte samostatný bankovní účet jen pro podnikání a přes něj veďte veškeré příjmy i platby.
Vedle toho si od začátku pište, kdo do firmy kolik vložil a kdo si kolik vzal. Nemusí to být složité účetnictví, stačí přehledná evidence. Když se pak budete rozcházet, budete mít podklad, o který se lze opřít. Bez něj se dohady o penězích mění v neřešitelný spor tvrzení proti tvrzení.
Daně, na které nezapomeňte
Každá forma spolupráce má jiné daňové důsledky. U dvou samostatných živnostníků daní každý svůj příjem sám a může využít výdajový paušál nebo skutečné výdaje. U spolupracující osoby se příjmy a výdaje rozdělují mezi dva lidi v zákonem daném poměru, což často sníží celkovou daň i odvody. U společné firmy platí daň z příjmů právnických osob sama firma a společníci pak daní podíl na zisku zvlášť.
Do rozhodování patří i sociální a zdravotní pojištění, DPH a případné zálohy. Tady se opravdu vyplatí probrat konkrétní čísla s účetním ještě před startem. Dobře nastavená struktura ušetří na daních víc, než kolik stojí konzultace, a hlavně předejde chybám, které se pak draze opravují.
Kdy zapojit účetního
Účetního nebo daňového poradce má smysl oslovit hned na začátku, ne až když přijde první problém. Pomůže vybrat vhodnou formu podnikání podle vašich příjmů, nastaví evidenci tak, aby byla průkazná, a pohlídá termíny i odvody. U společné firmy je průběžné vedení účetnictví prakticky nutnost.
Investice do dobrého nastavení na začátku je nejlevnější pojistka, jakou při společném podnikání máte. Papír, oddělené peníze a jasně rozdělené daně nezachrání vztah, ale zajistí, že se i případný rozchod obejde bez zbytečné katastrofy.
Časté otázky
Musíme kvůli společnému podnikání zakládat firmu?
Ne. Můžete zůstat každý živnostníkem a spolupracovat na základě smlouvy, nebo využít institut spolupracující osoby. Společná společnost s ručením omezeným dává největší ochranu, ale znamená víc administrativy.
Co je spolupracující osoba a komu se hodí?
Je to způsob, jak převést část příjmů a výdajů na partnera nebo rodinného příslušníka, typicky manžela nebo manželku. Může snížit celkovou daň. Podmínky a limity stanoví zákon o daních z příjmů.
Proč mám mít oddělený firemní účet?
Aby se nepletly firemní a soukromé peníze. Bez odděleného účtu se při rozchodu prakticky nedá dohledat, kdo si kolik vybral a co byl skutečný výdaj podnikání.
Kdy oslovit účetního?
Nejlépe hned na začátku, ještě před rozjezdem. Pomůže vybrat správnou formu, nastavit evidenci a daně a předejít chybám, jejichž pozdější oprava bývá drahá.